Quels justificatifs garder pour faciliter vos déclarations URSSAF et impôts en tant que formateur indépendant ?

📌 Pourquoi cet article est essentiel ?
Quand on est formateur indépendant, chaque facture, chaque reçu et chaque justificatif compte.
Mais entre les obligations URSSAF, les échéances fiscales et les éventuels contrôles, il est facile de se perdre.

👉 Ce guide vous aide à y voir clair : que devez-vous garder, combien de temps, et comment simplifier votre gestion administrative — surtout si vous utilisez une solution comme Prozs.

1. Vos factures clients (obligatoires)

Les factures émises à vos clients sont la base de votre comptabilité.
Elles justifient vos recettes auprès de l’URSSAF et de l’administration fiscale.

🔹 À faire :

• Conservez-les pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce)
• Numérotez-les chronologiquement
• Mentionnez toujours : nom du client, prestation, tarif, date, SIRET

💡 Prozs vous permet de générer automatiquement vos factures conformes et de les archiver de façon sécurisée.

2. Vos achats et frais professionnels

Vous achetez du matériel, réglez un hébergement ou imprimez des supports ?
Conservez chaque justificatif, surtout si vous êtes au régime réel ou en société.

🔹 À conserver :

• Tickets de caisse, factures, devis signés
• Frais de déplacement ou de repas
• Notes d’hôtel si vous vous déplacez pour animer une formation

🧠 Astuce Prozs : Un scan intelligent vous permet d’associer automatiquement vos frais à votre tableau comptable.

3. Vos relevés bancaires professionnels

Même si vous êtes auto-entrepreneur, vous devez avoir un compte bancaire dédié à votre activité si votre CA dépasse 10 000 € deux années de suite.

🔹 Pourquoi les conserver :

• Pour croiser recettes et dépenses
• Pour les fournir en cas de contrôle URSSAF

4. Vos contrats & documents pédagogiques

Pour vos démarches Qualiopi ou vos formations financées, certains documents sont essentiels :

🔹 À archiver :

• Contrats de formation ou devis signés
• Feuilles d’émargement
• Programmes, attestations de présence

👉 Ces pièces sont à conserver au moins 3 ans, souvent plus si vous êtes soumis à un audit.

🤖 Gagnez du temps avec l’IA de Prozs

💡 Grâce à son module de reconnaissance automatique, Prozs vous permet de :

• 📱 Scanner vos tickets et factures avec votre téléphone
• 🗂️ Catégoriser automatiquement vos dépenses
• 📎 Joindre vos justificatifs à vos déclarations URSSAF ou bilans

👉 En bref : plus besoin de courir après vos papiers.

🎯 En résumé

"Un formateur indépendant bien organisé, c’est un professionnel qui dort mieux la nuit."

✅ Rassemblez vos justificatifs
✅ Organisez-les simplement
✅ Laissez Prozs s’occuper du reste

🎁 Testez gratuitement notre solution pour automatiser votre gestion et éviter les erreurs.
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